Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.

Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara singkat sebagai berikut :

1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi  ter-tentu.
5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.
6. Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah 

sebagai berikut :

• Blangko-blangko lamaran : Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
• Evaluasi-evaluasi penting : Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi.
• Maklumat-maklumat perubahan personalia : Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
• Tindakan-tindakan pendisiplinan : Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

Daftar gaji : Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.

Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dapat diuraikan sebagai berikut :

• Fungsi Masukan : memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan.
• Fungsi Pemrosesan : Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
• Fungsi Keluaran : Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.